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Aprendendo a criar um CFD parte 2 – Final

Olá!
Seguindo nosso estudo sobre CFD. Neste artigo vamos começar a monitorar o nosso fluxo com as colunas de estoque ou “pronto para…”. O objetivo principal desse monitoramento é identificar gargalos de demandas que estão represadas. Também mostraremos as causas comuns e como você poderá tratá-las.

Abaixo em negrito temos as novas colunas do fluxo. Observe o cenário:

 

A Tabela acima fornece o seguinte CFD.

 

Gráfico CFD

 

A partir desse CFD podemos observar que tivemos vários tipos de eventos.

CFD Legenda

Entre as semanas 2 e 5 tivemos um estoque significativo na coluna Pronto para homologar e percebemos também que o motivo principal desse acúmulo é devido ao platô formado na coluna Em homologação. Estes acúmulos podem ocorrer  pelos seguintes motivos:

  • Cliente está de férias;
  • Cliente ficou doente;
  • Cliente está com muitas demandas em paralelo de outros projetos concorrendo com seu tempo disponível para homologar.

Um solução possível é garantir que tenhamos um mínimo de duas pessoas do cliente dedicadas ao projeto, validando o que está sendo criado. Esta redundância é importante para absorver impactos no tempo destas pessoas. Esta disponibilidade pode ser através de cadências ou “on-demand“. Por estar sempre disponível, o formato “on-demand“, permite um controle ainda mais eficaz do gargalo.

A causa anterior estava relacionada à falta de capacidade no gargalo, neste caso, em homologação. Em um sistema sem controle do work-in-progress (WiP), este gargalo pode se formar por excesso de capacidade nas etapas anteriores e, se o WiP está controlado, ele pode estar descalibrado nas etapas anteriores, gerando mais demandas que o máximo que a homologação consegue lidar. Falta de qualidade, gerando retrabalhos é outra causa. Uma análise profunda do fluxo é importante e livros como A Meta e a Teoria das Restrições ajudam nisso, ao tratarem de forma exemplar o assunto, sendo assim referências globais em gargalos e tratamento de gargalos.

Entre as semanas 5 e 10 o gargalo foi transferido para a etapa Em homologação, observe que tanto a espessura quanto o platô estão juntos. Quando observamos este tipo de evento e persistindo por muito tempo na etapa de trabalho (WiP) pode ser sinal da existência de muitos trabalhos em paralelo.

Para começar a resolver esse tipo de gargalo limite o WiP da equipe.

Entre as semanas 9 e 13 estamos com dois gargalos simultâneos em processos diferentes. O primeiro gargalo encontra-se na etapa Em desenvolvimento e neste caso não temos dois platôs paralelos, porém, nesta semana, a velocidade de entrega não acompanhou a velocidade que o cliente está homologando. Neste caso, como discutimos previamente, nossa causa está antes do gargalo.

As possíveis causas neste caso são:

  • Demandas mal quebradas ou sem um critério de aceite bem definido;
  • Muitas demandas bloqueadas no trabalho em progresso;
  • WiP e capacidades desajustadas;

Para questão do WiP já mencionamos um tipo de solução, logo acima. Já para os problemas relacionado a quebra e critérios de aceite do cartão, nossa sugestão é aplicar a técnica chamada INVEST que significa que toda demanda deverá ser:

I – Independent (independente)
N – Negotiable (negociável)
V Valuable (que gere valor)
E Estimable (estimável)
S Small (pequena)
T Testable (testável)

Nesse mesmo período ainda temos um gargalo na coluna Pronto para entregar e as causas abaixo destacam-se como as mais comuns na Taller:

  • Falta de um processo automatizado de entrega (Continuous Delivery);
  • Baixa capacidade no gargalo, deixando-o suscetível às variações (frágil);
  • Problemas diversos com a infra-estrutura;
  • Desequilíbrio na capacidade das etapas anteriores, entregando mais trabalho do que deveria.

Sobre a aplicação de um processo automatizado de entrega será necessário emergir da sua própria equipe de desenvolvimento essa necessidade, porque, se a gestão simplesmente exigir é bem provável que ocorra duas coisas:

  • Falta de engajamento / interesse;
  • Se o processo for mal aplicado gerará desconforto e um possível retrocesso ao processo anterior;

A falta de capacitação pode ser resolvida de diversas formas, aqui na Taller uma das formas mais eficaz é o trabalho em Pares (Pair).
O problema com a infra-estrutura dependerá do caso, mas a melhor forma de começar estimular a mudança para melhoria da infra é informar os motivos com números e fatos.

Entre as semanas 10 e 13 tivemos na etapa Pronto para desenvolver um excesso de demandas em estoque o que poderá levar aos possíveis problemas:

Aging (envelhecimento) – Aprofundar no valor de negócio de demandas que não serão desenvolvidas em breve, correrá o risco de surgir retrabalho para Doingescrevê-la e o esquecimento do seu propósito o que levará ao retrabalho de entendê-la.

Commitment Point (ponto de comprometimento) – Comprometer-se com muitas demandas ao mesmo tempo irá desequilibrar seu Lead Time e sua proporção de trabalho em progresso vs tempo de fila, reduzindo a previsibilidade e alinhamento de expectativas. Observe seu fluxo e equilibre a quantidade de cartões comprometidos a partir dessa observação.

A partir da semana 12 até o final da semana 13 tivemos um aumento de escopo e o fato desse aumento ter sido aceito mostra a falta de visibilidade que o projeto tem. Neste momento na Taller vemos como correto mostrar o que tem ocorrido no projeto a partir de relatórios (Burn-up, Eficiência do Fluxo, Dispersão do Leadtime, Impactos e outros) e principalmente mostrar ao cliente que existe a necessidade de manter uma cadência de revisão sobre as demandas que serão selecionadas ao desenvolvimento (replenishment).

Uma maneira de manter a visibilidade dessa revisão é utilizando uma técnica chamada de BVP (Business Value Point). Ela permitirá que seu cliente saia do do achismo e fornecerá matematicamente a possibilidade de entender porque tais demandas devem ser selecionadas primeiro.

E por último podemos observar que neste CFD houveram duas fases de progresso bem nítidas, acompanhe na imagem abaixo:

 

 

Perceba que entre as semanas 1 e 13 o ritmo de demandas entregues não estava em equilíbrio com o volume de demandas no fluxo. Sempre que observar um achatamento na linha de tendência do seu CFD fique de olho em possíveis estoques, gargalos e descontrole do WiP.

Espero que tenham gostado!


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