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Utilizando gestão visual na contratação

Precisamos contratar um(a) novo(a) colaborador(a).

Essa frase certamente não é nenhuma novidade para qualquer empresa: só mais um processo como tantos outros. Chama o RH ou a Gestão de Pessoas, o time de Recrutamento e Seleção, ou aquela consultoria bacana e toca ficha! O que não faltam são profissionais super capacitados para fazer isso acontecer.

O que não faltam também são softwares e programas disponíveis com milhares de funcionalidades para fazer a gestão de todos os candidatos e suas centenas de informações importantes. Uns mais caros, outros mais acessíveis, mas as opções são muitas.

Mas se você, caro(a) leitor(a) é como eu, que trabalha numa empresa enxuta e que “recruta” muito pouco, ou que não tem muita verba para investir em ferramentas ou ainda que simplesmente acredita que esse processo pode ser mais simples e colaborativo, então aqui vai a minha experiência com uma ferramenta gratuita, que vem me proporcionando transparência e colaboração na busca de um novo taller.

Como é estruturado o nosso processo de recrutamento e seleção?

No papel de People sou eu que facilito todo o processo de recrutamento aqui na Taller. Falo com quem sem candidata, mantenho o board atualizado, penso nas formas de melhorar o processo e garanto que ele seja o mais transparente possível, o que é proporcionado pela gestão visual. Como somos agora uma empresa 100% remota esse processo não está na parede mas numa ferramenta conhecida chamada Trello.

Mapeamos o processo e distribuímos colunas cada vez que havia algum tipo de espera como, por exemplo, candidatos que estão fazendo o teste técnico. Hoje nosso processo se resume em cinco etapas principais: primeiro contato, definições norteadoras através de currículo/github, teste técnico, entrevista cultural e entrevista com a galera. Entre esses processos ativos existem os passivos, onde esperamos a resposta dos candidatos, ou a resposta das análises por parte dos nossos desenvolvedores, por exemplo.

Outra coisa que incluímos em nosso board são os(as) candidatos(as) não aprovados(as) em alguma das fases e também os que desistiram ou aceitaram outras propostas.

Hoje nosso board é assim:

board-contratacao
(Clique para ampliar)

Utilizando a ferramenta

Além da função óbvia de board e dar andamento dos cards, o Trello tem funcionalidades que possibilitam que cada card possa dar o máximo de informações possíveis para que a gestão visual seja bastante eficiente.

Nós usamos, por exemplo, a data da entrega para sinalizar aqueles que estão com os retornos em dia ou não, e usamos também etiquetas para sinalizar o nível de conhecimento + experiência que entendemos que aquela pessoa possui com relação às nossas tecnologias, aqueles que eu particularmente gostei e aqueles que há a necessidade de certa atenção ou resolver alguma pendência. Assim todas essas informações ficam disponíveis ali, na cara do gol, é só abrir o card. Utilizamos também a função de checklist para os processo de análise, com prós e contras dos resultados obtidos até agora na análise de teste técnico, por exemplo.

Além disso tudo, o uso do Trello é uma ótima ferramenta para documentação de cada passo e para que possamos registrar as opiniões dos talleres que estão participando desse processo. E é engraçado como as opiniões ali são objetivas e direcionadas a quem deve responder. Nada se perde e a burocracia é zero.

card-contratacao-taller
Exemplo de um card

Nós ainda não conseguimos tirar métricas desse processo mas conseguimos visualizar gargalos e pensar em melhorias através disso. O que já é de bom tamanho, por hora.

Gestão visual como ferramenta que garante a transparência

Já falei de transparência aqui no blog e em alguns eventos pelo Brasil. Essa é uma verdade cotidiana aqui na Taller. Esse board permite que qualquer pessoa da empresa tenha acesso às informações de qualquer candidato, a hora que quiser. Também permite que qualquer taller participe desse processo, se assim preferir. Temos alguns acordos que fazem com que as coisas funcionem, como ninguém mexe no board sem a validação de outra pessoa (salvo em casos de atualização de etapas, mas quem faz isso em geral sou eu).

Pensar num processo de busca por novos talentos colaborativo e acessível é fácil e a internet tá aí, cheia de opções gratuitas e fáceis para que possamos colocar nossas ideias em prática. Sejamos criativos e persistentes. Se você tem uma empresa presencial coloque esses cards na parede e atraia a curiosidade da galera. O senso de pertencimento é um grande fator de sucesso na gestão de pessoas, e ele se cria nas pequenas coisas.

Tem um case bacana pra compartilhar com a gente? Escreve nos comentários 🙂

Até mais!

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  • Roberta Koche

    Oi Mari,

    Muito legal este conteúdo que você compartilhou. =)
    Aqui na Trinca o processo de seleção é 100% colaborativo e desde outubro de 2016 usamos o Trello como ferramenta de gestão visual. Ele atende muito bem a todas nossas necessidades e deixou o processo mais transparente para todos os colaboradores, permitindo que os interessados acompanhem e contribuam com todas as etapas do processo.
    É impressionante como ter um processo de seleção colaborativo e transparente ajuda na integração dos novos colaboradores com o time!

    • Mariana Graf

      Que legal saber disso Roberta!
      Nós estamos tendo bons insights e criando uma nova visão sobre a contratação aqui na Taller tornando isso mais transparente. Tem sido uma ótima experiência 🙂
      Fico feliz de você ter compartilhado sua experiência com a gente também!
      Abraço!