Retrospectiva com foco em solução de problemas

Não é só porque somos um time ágil que a vida é feita de flores. Por mais que a gente trabalhe num ritmo sustentável, buscando a melhoria contínua e com o horizonte sempre focado no lean, tem vezes que a coisa não anda. E aí, bem, as razões, desculpas e justificativas são muitas.

Ninguém gosta quando uma coisa não vai bem. E que bom que esses momentos são minoria perto da boa performance e crescimento do time. Mas beleza, a vida é essa e a gente vai ter que lidar. Sorte a nossa de termos um tempo dedicado a pensar, exclusivamente, em como seremos melhores.

O contexto

Quando vi, junto com o restante da empresa, as métricas da última semana e os números que elas trouxeram, fiquei intrigada. Não pela empresa em si, mas sabia que tinha uma retrospectiva marcada para o dia após e dados ruins geralmente são uma pancada na motivação.

Para contextualizar um pouco melhor vou contar como é o nosso cenário hoje, pois considero que seja importante para basear as decisões na criação dessa atividade: um time, trabalhando no fluxo unificado, performando bem demais nos últimos meses, e que teve uma semana problemática. Esse time é maduro, trabalha junto há anos e tem um bom nível de entrosamento. As retrospectivas são quinzenais e, há cerca de 3 anos, facilito esses momentos buscando sempre dinâmicas animadas, umas mais focadas no passado e outras no futuro.

A diferença dessa retrospectiva que propus é que ela é para repensar o presente, focar realmente em apenas um problema e tirar ações concretas para o futuro; não pensar apenas em como podemos fazer diferente mas sim em como podemos nos preparar para possíveis imprevistos como os que tivemos nos últimos tempos. Nesse caso o problema foi a baixa nas entregas.

A Retrospectiva

Neste dia tínhamos eu como facilitadora, mais três pessoas presenciais e seis remotos. Com esse contexto híbrido, digamos, optei pela utilização de duas ferramentas para times remotos: o Appear.in para comunicação e o Fun Retro como o board de apoio. Todos utilizam, então, apenas o board remoto, não há uma réplica física.

Começar agradecendo

Esse é um ritual que não abro mão. Um por um todos os integrantes do time agradecem uns aos outros pelo trabalho, com apontamentos específicos e reconhecimento.

Parte 1 – A conversa sincerona

Dois sócios, que no nosso caso trabalham na operação, puxaram uma conversa franca com o time. Falaram sobre as métricas e o que as entregas em baixa trazem como consequência para uma empresa enxuta como a nossa. A ideia aqui não é dar um puxão de orelha e sim deixar todos alinhados sobre a situação, como funciona nosso comercial e o futuro da empresa. Tirar possíveis dúvidas e garantir que todos entendam a sua importância fundamental na vida da Taller.

Parte 2 – Fatores externos

Nada tem um lado só e não seria diferente no desenvolvimento de software. Aqui listamos numa coluna quais foram os fatores externos que contribuíram para o problema em questão. Poderia ser qualquer coisa que nós não tivéssemos controle. Ao mesmo tempo, assim que o time foi terminando de escrever, pedi para que votassem apenas nas questões com as quais nós teríamos possibilidade de interferir de alguma forma e procurar garantir que não acontecessem novamente, ou pelo menos que nos deixassem preparados.

Enquanto conversávamos sobre cada card, já íamos pensando em soluções que iriam direto para a última coluna, que chamei de Melhorias (Quem, Como, Quando). Volto a falar dessa coluna mais para frente.

Parte 3 – Fatores internos

Essa foi a hora em que puxamos a responsabilidade e elegemos as ações, atividades e demais fatores que contribuíram para o problema. O que nós, como Taller, fizemos que não ajudou a melhorar o nosso cenário. No mesmo esquema do item anterior, assim que terminou o timebox para escrever suas contribuições o pessoal já votou naqueles que achavam mais urgentes de serem tratados. Então conversamos sobre eles e já pensamos em melhorias e ações para serem realizadas imediatamente após a retrospectiva.

Parte 4 – Melhorias (Quem, Como, Quando)

A última coluna já estava, então, pronta ao final da discussão das duas primeiras. Organizamos um card para cada item conversado e nele estava escrito como iríamos resolvê-lo e quem ficaria responsável pela realização do mesmo. Note que o responsável não irá realizar essas ações sozinho, ele apenas puxou, por escolha, a liderança em fazer tais atividades acontecerem de verdade. No fim das contas todo o time é responsável por todas as ações de melhoria.

Um exemplo de card: Um dos fatores listados foi excesso de rituais numa semana só. Abaixo seguem as soluções pensadas em time e quem irá se responsabilizar por fazer acontecer.

Pra finalizar, gostaria apenas de destacar uma parte importante: não usamos a retrospectiva para fazer alarde quando algo sai errado, mas para incentivar as pessoas a encarar momentos ruins e contorná-los com sabedoria e alinhamento. Como facilitador(a) garanta que esse mindset esteja presente durante toda a cerimônia e consiga resultados ótimos com seus times.

Espero que tenham curtido!

Se tiverem dúvidas ou quiserem contribuir com alguma observação é só me escrever aqui nos comentários 🙂

Até mais!