Por que a gestão precisa aprender a lidar com o caos?

Recentemente no slack da agilidade a Izis Filipaldi lançou uma pesquisa interessante, que catalisou alguns pontos bem interessantes:

Com base na sua experiência: Kanban funciona em um ambiente caótico? Comente após deixar seu voto.

Depois de algumas respostas positivas, afirmando que o Kanban funciona em um ambiente caótico, fui o primeiro não da pesquisa, o que gerou um debate interessante para: explorar o que é o caos teórico, o que é funcionar e como o Kanban se encaixaria nessa coisa toda.

Começaremos pelo mais fácil.

O que é funcionar?

Não usarei o dicionário, colocando aqui o que entendo com as minhas palavras: funcionar pra mim. Se estamos falando de um método, significa que seus princípios e valores poderão ser usados como ferramentas para resolver um determinado problema. Trazendo para a questão em foco, significa que os princípios e valores do Kanban poderiam ser usados como ferramentas para movimentar o sistema de trabalho do caos para outro domínio, como complexo ou complicado, isto é, os princípios e práticas do  Kanban seriam capazes de provocar a dinâmica necessária para a mudança de domínio.

O que é o caos teórico?

Para este lançarei mão da Wikipedia:

Chaos theory is a branch of mathematics focusing on the behavior of dynamical systems that are highly sensitive to initial conditions. ‘Chaos’ is an interdisciplinary theory stating that within the apparent randomness of chaotic complex systems, there are underlying patterns, constant feedback loops, repetition, self-similarity, fractals, self-organization, and reliance on programming at the initial point known as sensitive dependence on initial conditions. The butterfly effect describes how a small change in one state of a deterministic nonlinear system can result in large differences in a later state, e.g. a butterfly flapping its wings in China can cause a hurricane in Texas.[1]

Small differences in initial conditions, such as those due to rounding errors in numerical computation, yield widely diverging outcomes for such dynamical systems, rendering long-term prediction of their behavior impossible in general. This happens even though these systems are deterministic, meaning that their future behavior is fully determined by their initial conditions, with no random elements involved. In other words, the deterministic nature of these systems does not make them predictable. This behavior is known as deterministic chaos, or simply chaos.

https://en.wikipedia.org/wiki/Chaos_theory

Simplificando, não existem relações de causa e efeito bem definidas, bem distinguíveis, entre as condições iniciais e os efeitos destas condições. Uma mudança em uma variável mínima nas condições iniciais pode provocar efeitos completamente aleatórios e imprevisíveis. Isso é o caos teórico e não o caos do senso comum, quando você está estudando e crianças aparecem gritando e você desesperado grita: “que caaaaaaos, quero estudar.” Não, definitivamente isso não é o caos.

O que nos leva ao nosso terceiro e último ponto.

Como o Kanban se encaixaria nessa coisa toda?

Existe uma frase que roda a comunidade Kanban que saiu de uma conversa minha com o Rodrigo Yoshima sobre a Teoria da Complexidade e o Kanban, quando ambos estávamos lendo o best-seller “Black Swan“. Enquanto debatíamos as características, o comportamento e a dinâmica de sistemas complexos ele soltou: “cara, tudo quebra no complexo”. E como as relações de causa e efeito no caos é ainda pior que no complexo, essa frase pode facilmente e sem perda de semântica, ser emprestada para os sistemas caóticos.

Mas por que tudo quebra no caos?

Se em sua gestão você tem um método ou um sistema, você tem um conjunto de princípios e boas práticas que visam estruturar e organizar o seu processo. Mas se você está no caos, como saber se um princípio ou valor ou prática ajudará e mover o sistema de domínio, para o complexo ou para o complicado? Não, você não sabe.

No caos você reage e mede. Reage e mede. Reage e mede. Até que uma das reações fará com o que o sistema mova de domínio. Dinâmica. Quando isso acontecer, é hora das boas práticas, é hora das restrições via políticas que devem ser explícitas, via limitação do work in progress, via restrições e mapeamento de classes de serviço, tentarem manter o sistema fora do caos. Mas não se engane. Mesmo que tudo esteja rodando como um relógio, um agente externo pode novamente jogar o sistema no caos. A palavra chave aqui é dinâmica.

Pegando o gancho do “agente” vou tentar produzir aqui uma resposta mais elaborada a uma das questões que surgiu no slack da agilidade:

“Mas eu tenho certeza de que não é para ficar sentado olhando esperando para ver o que vai acontecer”.

Se você é um agente interno do sistema que está em caos, não, de fato não é. Você precisa estar atento à como reagir e à como acertar o rumo.

Agora se você é um gestor ou um facilitador, agente externo ao sistema, o melhor a fazer, provavelmente, é sentar e observar. Por observar, devemos entender medir.

Sim, se você é um agente externo ao sistema que entrou em caos, você se tornará apenas mais um stressor, contribuindo para a manutenção do caos.

Voltando à pergunta, para que o Kanban serviria? Para entrar com as políticas e restrições que vão trabalhar para tornar mais difícil que o caos se estabeleça novamente.

Ah, mas ele serve para as métricas.

Aqui devemos lembrar que nenhuma das métricas do Kanban são de fato métricas do Kanban, a maioria foi emprestada do TPS e da ToC. E usar as métricas de algo para observar o sistema não é usar este algo para corrigir o sistema, isto é, mesmo que as métricas fossem do Kanban, você não estaria usando o Kanban para resolver o problema, mas sim para monitorar o problema e, quando ele migrasse de domínio, entrar com o Kanban e seu “recipe for success“.

Não se trata de uma questão opinativa, mas de matéria exata. Quem afirma que o Kanban funciona em um ambiente caótico precisa de aprofundamento no Método Kanban, na Teoria do Caos e Teoria da Complexidade, assim como de experiência nas trincheiras.

Espero ter respondido à essa questão interessante, vamos explorar o que foi levantado nos comentários?