Utilizando Kanban na Gestão Financeira
Comumente, utiliza-se o Kanban para controle de processos nas fábricas, o mais conhecido entre eles seria o JIT, “Just in Time”, utilizado para reduzir os desperdícios e, consequentemente, os custos envolvidos nos processos de fabricação.
Nos últimos anos, os métodos ágeis estão sendo difundidos entre as empresas de tecnologia para controle de produção em projetos. Aqui na Taller o mindset é ágil e lean, e desde o início do ano iniciamos um processo de implementação do ágil e da gestão visual por todas as áreas da empresa, e a gestão financeira não ficou de fora.
Dificilmente encontramos exemplos do ágil relacionados à área de gestão financeira. Pois saiba que esta implementação pode ser muito útil e importante, e é isto que vamos mostrar neste post. Tudo baseado na experiência que estamos tendo aqui na Taller.
O Kanban da Gestão Financeira e o Fluxo de Recebimento
Para uma boa gestão visual, nada melhor do que o nosso velho conhecido Kanban. No caso da Taller o utilizamos para controle do fluxo de recebimento de clientes, indicando cada entrada desde sua produção até ao pagamento, o qual será a etapa final.
Exemplo de Board de Gestão Financeira
O Kanban acima ilustra a nossa prática e separa cada linha por cliente e cada coluna por etapa do processo até ele ser finalizado, ou seja, até que o pagamento seja liquidado.
As etapas
As etapas separadas nas colunas da tabela são: Produção,Validação/Aceite, Status do Pagamento e Finalizado, e abaixo vamos descrever detalhadamente cada uma delas.
1. Produção
O Gerente de Projetos ou outra pessoa da equipe no projeto, pode informar cada “sprint” (etapa) que será faturada, junto à data de início e fim e as horas biláveis previstas. Nesta fase usamos um “card” provisório, já que é comum haver mudanças em meio às sprints, podendo modificar horas e, consequentemente, o valor a ser faturado.
Importante colocar a data de início e de fim prevista, assim o acompanhamento do fluxo Financeiro torna-se mais claro quanto aos prazos de entrega, podendo assim projetar o fluxo de caixa.
Card “provisório”
2. Validação/Aceite
Esta etapa é a seguinte após a produção, normalmente depois da entrega de cada sprint quando o cliente “Valida” o desenvolvimento entregue e só após o “Aceite”, seja ele um documento detalhando as estórias da Sprint e suas respectivas horas ou um aceite verbal, poderemos então ir para a próxima etapa onde os últimos detalhes são definidos, como horas a serem faturada e valor entregue ao cliente, dando continuidade ao card provisório.
3. Status de Pagamento
Depois da validação por parte do Cliente para a entrega junto à equipe de desenvolvimento, chega a etapa de faturamento, quando a Nota Fiscal tão esperada desde a produção pode ser emitida.
Podemos utilizar aqui o Card Definitivo, aquele que irá continuar no Board até o final do processo, e tirar o Card Provisório.
Aqui temos duas subcategorias do pagamento:
3.1 No prazo – O pagamento está dentro do prazo de recebimento estipulado na negociação com o cliente.
3.2 Atrasado – O pagamento continua em aberto após o vencimento, cabe ao financeiro contactar o cliente para achar a causa do atraso.
No Card Definitivo coloca-se o máximo de informações relevantes sobre a emissão da Nota Fiscal, tais como:
- Nome do Projeto/Sprint entregue;
- Número da Nota Fiscal ou Invoice, para cliente estrangeiros;
- As Horas biladas;
- Valor Bruto (VB) e Valor Líquido (VL), já que em empresas de serviços, que não se enquadram no SIMPLES NACIONAL, o Valor Bruto e o Valor Líquido diferem pois há retenção de impostos. E em destaque;
- O vencimento para que fique de fácil visualização e atualização de Status.
Caso haja mais de um faturamento para o mesmo cliente no período, podemos priorizar os Cards por ordem de vencimento: as Notas Fiscais com vencimento próximo em cima das que demoram mais a vencer, caso a data de vencimento seja a mesma, por valor da Nota Fiscal, e assim por diante.
Card “Definitivo”
4. Finalizado
E, por fim, nada melhor do que o Finalizado. Nesta etapa o Card só sai do “status de pagamento” se o pagamento referente àquela Nota Fiscal já tiver sido liquidado. Assim que for lançado e dado baixa no sistema financeiro da empresa (toda empresa deve ter um bom!), poderemos retirar o Card do Board de Gestão Financeira.
Transparência e melhoria contínua
A gestão visual tem facilitado as operações e controle das empresas, com um Board Físico em que todos, desde a galera do desenvolvimento, gestão, comercial, administrativo e passando pela própria gestão financeira conseguem saber como está o fluxo de projetos ou entradas (no caso do financeiro) e acompanhar cada etapa do processo sem ter que ficar perguntando para várias pessoas.
No Board de Gestão Financeira de Entradas, através de uma breve análise, conseguimos saber a quantas anda o fluxo de entradas da empresa, basta observar o número de Cards em cada cliente. Caso o número de Cards venha a diminuir, sem que tenha aumentado o ticket médio na venda, devemos acionar o comercial e produção para saber o que está causando esta queda no faturamento, se realmente for preciso, pois o Board deve estar à vista de todos, justamente para que um possível problema seja resolvido o quanto antes, possibilitando tomar medidas que causem o menor impacto à saúde financeira da empresa.
Daqui pra frente a melhoria é continua e os aprendizados constantes. Agora é só não esquecer de preparar o orçamento para comprar MUITAS “Notas Adesivas” – para não falar Post-it.
Uma outra aplicação do ágil na área comercial pode ser vista em detalhes no nosso Taller Book: Gestão Ágil – contrato para desenvolvimento de software.
