Porque as filas são um problema para o trabalho criativo

As fábricas japonesas no pós-guerra não podiam se dar ao luxo de ter estoques grandes. Estoque é dinheiro parado, e na manufatura, um gerente pode facilmente ver as peças empilhadas, produtos não finalizados ou produtos finalizados que ainda não foram vendidos. Neste momento você deve estar se perguntando o que isso tem a ver com o trabalho criativo, certo?

Para darmos sequência, vamos usar a nossa imaginação para você entender o que quero dizer.

Imagine que você venda refrigerantes:

Se temos uma alta produção de líquido, porém, garrafas ou tampas insuficientes, o líquido precisará esperar todas as partes ficarem prontas para poder ser engarrafado. Essa espera é em uma fila.

O problema é que a visão tradicional, obcecada pela eficiência, diz que se deve continuar produzindo o líquido, já que ninguém pode ficar ocioso. 

Alguns resultados acontecem dessa decisão:

1. Gastos com armazenamento;
2. Gastos com depreciação do estoque;
3. Já está difícil produzir garrafas a tempo, e ainda tenho que produzir mais que antes? Uma bola de neve!

A manufatura, assistindo esse fenômeno acontecer, entendeu que poderia ser mais lucrativo não fabricar mais líquido enquanto as garrafas não estivessem prontas.

Entenderam que os gargalos eram o que ditava a capacidade de entrega da empresa, portanto, balancear a produção segundo os gargalos era o modo mais eficiente de produzir sem causar desperdícios. 

O Just in time, como é conhecido o conceito do sistema puxado da Toyota, tomou o mundo, e hoje, 70 anos depois, não existe uma fábrica que não trabalhe com esse conceito.

Trabalho Criativo Vs. Filas

Nós, do trabalho criativo, ainda estamos descobrindo isso, pois, a grande diferença é que no nosso mundo parte dos estoques de coisas a se fazer são invisíveis.

Assim como a pessoa que acreditava que continuar produzindo liquido era a melhor decisão econômica, muitos gestores de trabalho criativo continuam não gerenciando as filas, fazendo cada vez mais projetos, e colocando mais itens nos seus backlogs. 

Sendo as filas invisíveis, ou pelo menos pouco visíveis, com seu conteúdo escondido no meio de emails importantes, conversas WhatsApp e inúmeras planilhas, arrisco dizer que ninguém realmente sabe a quantidade de trabalho não começado ou em progresso. 

É como não se ter ideia da quantidade de refrigerante a empresa precisa produzir, por isso, sai fazendo garrafas e criando líquidos na maior quantidade possível.

Ou, por exemplo, quando você começa a abrir muitos programas no seu computador, o que acontece? Ele fica lento, às vezes tão lento que literalmente trava. Da mesma forma, ter mais projetos em execução simultaneamente, faz com que todos demorem mais para serem finalizados. Isso pode estar acontecendo com a sua organização.

A Solução

Criar um fluxo onde o trabalho é puxado por quem o realiza quando uma capacidade é liberada, ao invés de empurrado por alguém da fase anterior, evita que filas sejam criadas. 

No trabalho criativo, um processo sem variabilidade não cria inovação. É preciso variar constantemente e ter agilidade para fazer isso rápido e com pouco desperdício.

Fonte: Giphy
(A sua fila de trabalhos em “progresso” aguardando finalização)

Em conclusão, reduzir a quantidade de trabalho em progresso é uma das maiores alavancas para uma melhoria significativa na previsibilidade e qualidade do trabalho executado.

Ajuda a fazer uma re-priorização mais constante, reduz o time to market e também evita que as pessoas sejam sobrecarregadas com mais trabalho do que conseguem executar, criando uma organização que se adapta muito melhor as mudanças constantes do mundo atual.