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Gestão Financeira: projeções com fluxo de caixa
Falaremos aqui da metodologia do fluxo de caixa para entender como ela pode ser uma aliada nas previsões de caixa da empresa e nos mostrar o quanto podemos investir em uma área, contratar ou mesmo aumentar a estrutura física do negócio.
Usaremos o fluxo de caixa em regime de caixa pois o que importa realmente é saber quanto vai entrar e quanto vai sair e em sua respectiva data.
Por que não regime de competência? Ao usar o regime de competência vamos estar suscetíveis ao erro de achar que o “déficit” ou o saldo positivo será em um mês tal, sendo que na verdade será em um mês posterior devido aos prazos médios de recebimento e pagamento.
Na vida real dificilmente faremos uma venda grande à vista!
Sobre o regime de competência, temos apenas estar ciente que, por exemplo, se o fluxo de caixa em regime de caixa está nos mostrando que teremos prejuízo em março, o problema financeiro será em março, mas o problema comercial foi em fevereiro, uma vez que a empresa não vendeu ou vendeu pouco em fevereiro e não teve recebíveis o suficiente em março.
A metodologia para projeções com fluxo de caixa
Para começar a fazer nosso fluxo de caixa, precisamos saber o Básico: Quanto tem em Caixa (R$)?
Este é o Saldo Inicial, soma-se tudo que a empresa tem de recurso monetário disponível (na conta corrente, bancos, etc…), também considera-se alavancagens em caso de necessidade, mas isso é assunto para outro post.
Usaremos também as entradas projetadas, saídas e assim, teremos o saldo final conforme o modelo abaixo:
Este é o Layout que mais encontramos, o problema é que o modelo é tão simples que não serve.
De que adianta se não me adianta?!!!
Fluxo de Caixa detalhado
Para chegar num modelo “resumo” vamos usar o fluxo detalhado. Colocaremos em cada linha o recebimento ou pagamento e sua data, assim saberemos quando teremos caixa ou falta, descrevendo cada um conforme tabela abaixo:
Código: como vamos utilizar as “Planilhas do Google” para fazer o fluxo de caixa, sugiro que coloquemos códigos diferentes para receitas e despesas, então posteriormente podemos fazer um “SUMIF” para outra tabela resumo. Costumo usar 1 e suas variações para receitas (1.1, 1.2 para cada cliente) e 2 para despesas (2.1, 2.2 para cada fornecedor).
Clientes/Fornecedores: nome e/ou descrição dos clientes ou fornecedores da empresa.
Descrição: detalhar as despesas ou as receitas, mostrando qual é a parcela referente ao que é o pagamento, etc.
Valor: Valor exato do que vai entrar ou que vai sair, lembrando que para as receitas não será o valor da Nota Fiscal e sim o valor líquido que entrará após a retenção de impostos (para quem se enquadrar, no caso).
Saldo: o saldo é calculado conforme o valor da linha acima. No exemplo, se o saldo inicial fosse de 100mil, então teríamos o seguinte cenário:
saldo inicial = 100.000,00
(+) entradas = 50.000,00
(-) saídas = -20.000,00
(=) saldo final = 130.000,00
Planilha
Na planilha do google acima, temos o modelo usual do fluxo de caixa detalhado projetando o saldo até final de março de 2016.
Podemos observar em destaque o saldo atual (inicial) em conta e abaixo o fluxo. A célula F4 contém a seguinte informação =C1+E4, ou seja, ela está somando o saldo inicial a receita com o cliente A que é de 50mil, totalizando um saldo de 150mil.
Já célula F5 contém, =F4+E5, somando 150mil com a despesa do Fornecedor A -20mil, totalizando um saldo de 130mil, e é só “arrastar” a fórmula da célula F5 para completar a lógica.
Neste modelo podemos acompanhar, sem o uso de um sistema pago, os pagamentos e as receitas com as datas de entrada e saída. Assim, saberemos quando iremos receber ou quando teremos de pagar uma conta.
Fluxo de Caixa – Modelo Resumido ou Gerencial
Para obter uma visão mais gerencial de seu fluxo de caixa, utilizaremos os códigos para puxar os dados da planilha detalhada e fazer o modelo resumido, conforme abaixo:
Com a função “SUMIF” ou SOMASE no Excel, podemos somar as informações do fluxo detalhado e transformar numa visão mais gerencial ou mesmo resumida. Esta visão é interessante por vários motivos:
- Podemos saber o quanto está entrando de cada cliente em cada mês;
- Podemos saber o quanto está sendo gasto por cada conta contábil;
- Saber o saldo de cada mês e começar a planejar o futuro;
- “Simular Despesa e Receita”, podemos fazer simulações colocando valores em receita ou despesas.
Pode-se tentar projetar por trimestre, semestre ou anualmente. Porém, como este tipo de análise é muito dinâmico, tem que ter um acompanhamento e atualização, no mínimo, semanal.
Projetar cenários como pessimista, realista e otimista pode ser uma boa saída para encorpar a análise.
Conclusão
Prever as saídas é relativamente mais fácil, já que temos noção da estrutura de custos da empresa e de quanto precisaremos aumentar ou diminuir durante o ano.
Para prever a receita podemos usar vários métodos, dentre eles os que usam séries temporais, ou seja, se sua empresa já tem um certo tempo de existência, pode-se tentar achar uma linha de tendência com os dados históricos que o próprio Excel faz, usando as variáveis x e y. A média móvel nada mais é que dizer que a média dos últimos 3 meses (o período fica por sua escolha) será o faturamento do próximo mês e também pode ser utilizada.
No entanto, sabendo que para Startups que tem grande parte da receita atrelada a prestação serviços, será difícil prever algo do tipo pois a cada ano temos que fechar contratos novos, clientes saem, outros entram e ter previsibilidade de receita com um percentual aceitável de acerto acontece em raros casos. A não ser que se trabalhe com produto, com a carteira de clientes atuais somados às metas de positivações do ano, é possível ter uma previsão mais assertiva das entradas.
O fluxo de caixa projetado é uma ótima opção para quem quer controlar, por meio de planilhas, pagamentos e recebimentos, prever a saúde de caixa da empresa e para estratégia financeira pois tendo a visão do futuro podemos planejar verbas para estruturar cada setor da empresa, entre outros, prevendo saldo positivo ou segurar os gastos desnecessários em caso de previsão de saldo negativo.
