Como gerenciar a capacidade da sua equipe com uma planilha eficiente

Enfrentar desafios na gestão da capacidade dos times de produtos é uma realidade comum para muitas empresas, especialmente quando se trata de avaliar a viabilidade de novos projetos e gerenciar alocações internas. 

Ao longo dos anos, a Taller desenvolveu e refinou uma ferramenta essencial nesse processo: a Planilha de Gestão de Capacidade.

Queremos compartilhar nossa abordagem, proporcionando a você uma visão transparente de como alocamos nossos times no Fluxo Unificado. 

A Planilha de Gestão de Capacidade é uma ferramenta dinâmica, equipada com recursos que simplificam o processo decisório.

Estruturação da Planilha:

• Parâmetros
• Distribuição das Horas por Projeto
• Capacidade Ociosa por Time
• Horas por Pessoa
• Headcount por Time
• Cálculo Passivo 

Essa estrutura fornece uma visão abrangente da capacidade, permitindo uma gestão mais eficaz e decisões embasadas. Acompanhe os dados e mantenha-se à frente dos desafios, garantindo o sucesso contínuo de seus projetos.

A Planilha de Gestão de Capacidade tem nos ajudado há anos com a alocação do time no Fluxo unificado e queremos compartilhar o nosso modelo com vocês.

A Planilha

Criamos uma planilha com dinâmicas que podem lhe ajudar nesse processo decisório, na Planilha de Gestão de Capacidade destacamos os seguintes elementos que a compõem com alguns passos também importantes a serem dados.

Definindo os parâmetros

Definir os parâmetros na aba “Parâmetros“, você pode adicionar 6 times internos e 10 Projetos ou leads.

Apenas entre na aba e altere os dados ou exclua de acordo com a sua necessidade.

Distribuição das Horas por Projeto

Distribuição das horas vendidas e definição do Time de acordo com o Projeto.

Na coluna A, você adiciona o nome do cliente e na coluna C o nome do projeto (descrição).

Abaixo de cada mês respectivo, adicione as horas vendidas mensalmente do projeto, por exemplo:  O seu comercial vendeu um contrato anual de 3.600 horas no total como uma alocação mensal de 300h/mês, logo você deve preencher 12 meses com 300 horas. 

Ainda na aba “Distribuição por projeto” você tem a capacidade ociosa por time time, ou seja, as horas que seu time comercial poderá vender considerando a capacidade de produção de cada equipe. 

Capacidade por Time

Na aba “Capacidade por time“, você poderá distribuir as pessoas da empresa de acordo com os times que estarão alocadas, você pode selecionar no menu suspenso o respectivo time de cada um. No mesmo local você encontrará um totalizador com a capacidade total da empresa e por time.

Horas por pessoa

Chegou a hora de definir o quanto é esperado que cada pessoa produza mensalmente em horas na aba “Horas por pessoa“. Aqui na Taller temos a política de considerar 120 horas produtivas no mês por desenvolvedor ou designer, pois temos reuniões, cadências, imprevistos que acabam impactando nessas horas, por isso decidimos considerar 25% de perda esperada. Podem ter meses que as pessoas consigam entregar mais de 120 horas, no entanto preferimos ser conservadores nessa etapa do processo para não ter surpresas negativas tanto para nós quanto para o cliente.

Para manter a base histórica da capacidade, não exclua a pessoa que se desligou do time apenas inative ela e apague as horas disponíveis a partir da data que ela saiu.

Headcount por time

Teremos a contagem de pessoas por time na aba “Headcount por time“, apenas as pessoas que estão com status “Ativo” serão consideradas. Um insight importante aqui é medir o tamanho de cada time e identificar se é preciso contratar e para qual time.

Cálculo Passivo por projeto

Estamos chegando ao final e também a uma das abas mais importantes da planilha, a aba “Cálculo Passivo”. Aqui nós temos o cálculo do passivo de cada projeto, ou seja, sabemos se estamos à frente ou devendo horas de acordo com o contrato.

Exemplo: Utilizando o mesmo exemplo anterior, se um cliente contratou 3.600 horas anuais com volume mensal de 300 horas, é esperado que a empresa produza 300 horas por mês num período de um ano. Mas vamos supor que, por problemas na entrega, nos 3 primeiros meses de contrato é esperado que a entrega seja de 900 horas (300 por mês), mas a empresa conseguiu produzir apenas 600 horas (200 por mês). Neste caso teremos um GAP de 300 horas, foi produzido 300 horas a menos que o esperado. Logo teremos um alerta nesta aba e você, como gestor, poderá realocar o time para compensar esse passivo e recuperar as horas do contrato.

Aqui você deve preencher as horas totais do contrato na coluna D, as horas esperadas ou contratadas e as horas de fato produzidas.

Após preencher esses dados, a planilha irá fornecer os dados para análise de status de cada projeto.

Conclusões

Estratégias Essenciais para uma Gestão Eficiente de Capacidades

Em um cenário empresarial dinâmico e desafiador, a capacidade de gerenciar eficientemente os times de produtos é atividade básica para o sucesso e crescimento sustentável. 

Ao incorporar práticas eficazes de gestão de capacidade, as empresas podem não apenas otimizar o uso de recursos, mas também aprimorar a entrega de projetos, garantindo resultados excepcionais. 

Destacamos algumas estratégias essenciais para orientar organizações, desde startups até equipes avançadas que lidam com projetos complexos e portfólios diversificados:

1. Transparência nos Parâmetros:

• Estabeleça parâmetros claros e transparentes na fase inicial. Defina equipes internas, projetos e leads, criando uma base sólida para a alocação de recursos.

2. Alocação Estratégica:

• A distribuição inteligente de horas vendidas e a definição de times específicos para os projetos são fundamentais. Acompanhe a capacidade ociosa para otimizar as vendas alinhadas à produção real.

4. Expectativas Realistas:

• Estabeleça expectativas realistas de produção por pessoa. Considere imprevistos e perdas esperadas para garantir uma abordagem conservadoramente equilibrada e evitar surpresas negativas.

5. Monitoramento Contínuo:

• Mantenha uma vigilância constante através de ferramentas como a Planilha de Gestão de Capacidade. O monitoramento contínuo permite ajustes proativos, garantindo o alinhamento contínuo com os objetivos da empresa.

Fatores Estratégicos para Diferentes Estágios Empresariais para:

Startups:

• Foque na escalabilidade. Adote práticas ágeis desde o início para facilitar o crescimento e a adaptação a novas demandas.

Equipes Avançadas:

• Integre a gestão de capacidade em um contexto mais amplo de governança de portfólio. Alinhe os recursos com metas estratégicas para maximizar a eficácia.

Projetos Complexos:

• Enfatize a importância da capacidade ociosa para responder de forma flexível a desafios inesperados. Capacite as equipes para lidar com complexidades inerentes aos projetos.

Governança Eficaz:

• Utilize ferramentas de gestão que ofereçam visibilidade em tempo real. A transparência é a chave para uma governança eficaz, permitindo tomadas de decisão informadas. Recomendamos o uso do FlowClimate, sistema de análise e monitoramento de métricas e indicadores desenvolvido pela Taller.

Ao implementar essas estratégias, as empresas podem fortalecer sua capacidade de gerenciar equipes de produtos, adaptar-se a mudanças e garantir um caminho sustentável para o sucesso.

A gestão de capacidade não é apenas uma prática operacional, mas uma ferramenta estratégica que impulsiona o desenvolvimento consistente em ambientes comerciais diversos.

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Você pode ter acesso a um consultor para lhe ajudar com o preenchimento e uso da planilha, entre em contato através do email comercial@taller.net.br.