Era uma vez um time focado em Marketing, Design e Pessoas obstinado a adotar um quadro de gestão visual que fosse lean-do e atendesse entradas múltiplas de demandas vindas de diferentes núcleos da empresa.
Também conhecido como board kanban ou taskboard, essa solução veio de encontro à urgência de uma comunicação mais explícita e transparente das tarefas realizadas pelo nosso time no Núcleo de Criação da Taller.
Nos baseamos no exemplar criado pela equipe da OnCast batizado de Taskboard 3.0, o qual teve a influência do Management 3.0 e Ágil, práticas queridas do coração.
Iniciando a Gestão Visual
Seguindo as recomendações que podem ser conferidas neste video, colamos fita crepe por baixo das fitas coloridas para não danificar a parede e ter a liberdade de modificar o formato do quadro se nos for necessário. Usamos cinco cores de fita, uma para cada área.
O topo do nosso board é azul
Representa o nosso backlog ou ‘to do’, no qual foram separadas as grandes áreas de atuação do time. Produtos, Serviços, Clientes, Conteúdo, Gestão de Pessoas e Outros. Cada uma dessas colunas foram dividas em suas sub-áreas correspondentes.
Por exemplo, Conteúdo foi dividido em Conteúdo Rico, Post do Blog e Assessoria de Imprensa. Nessa mesma área criamos uma linha (terceira coluna da imagem) para separar os conteúdos que estão em Revisão ou Edição por alguém de outro time.
As tarefas são escritas em post-its pequenos, médios ou grandes de acordo com a complexidade da tarefa e distribuídas verticalmente de acordo com sua prioridade, onde acima tem prioridade + e abaixo tem prioridade -, auxiliando ainda mais a gestão visual.
Nosso pipeline
Em amarelo no meio à esquerda, é o ‘doing ou under work’ e recebe as tarefas a serem realizadas durante a semana, distribuídas horizontalmente, onde à direita tem prioridade + e à esquerda tem prioridade – e dali são movidas para nosso Work In Progress, representado pelo cano vertical. Limitamos o WIP em 4 tarefas simultâneas, uma vez que esse é o número de membros que dispomos.
Ainda no meio, o quadro em verde recebe as tarefas terminadas no dia ou Done4Daily, a reunião diária em que alinhamos o que foi feito e concordamos se a tarefa está realmente finalizada. Criamos aqui uma pequena adaptação para aninhar as tarefas que estão nas mãos de outro time da empresa, chamamos esta nova área de Em Espera, na parte inferior do quadro verde.
Já as tarefas que realmente estão paradas por diversos motivos são tristemente encaminhadas para o quadro de Impedimento em vermelho à direita e uma vez que chegam ali, recebem uma bandeira para sinalizar que a atividade esteve impedida no decorrer do fluxo.
A base do board é negra
Também conhecido como ‘done done’, as tarefas descem para esta parte em sua coluna correspondente quando são consideradas realmente finalizadas nas reuniões diárias e uma vez por semana são arquivadas.
A cor do meu batuque tem o toque e tem o som da minha voz
Com menos de um mês de uso, já notamos a facilidade que obtivemos em definir o fluxo de valor, observar e gerir o lead time do processo, além de identificar gargalos e outras pedras no caminho através da gestão visual.
O quadro torna o nosso trabalho visível para todos na empresa e incentiva outros membros a participar das atividades realizadas pelo Núcleo de Criação.
Além disso, este formato de gestão visual inspira outros núcleos a criar taskboards que atendam as necessidades de seus próprios processos produtivos.
Como é a gestão visual na sua empresa? Compartilhe com a gente 🙂